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            Campaña Notaría en Terreno

La Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales ha promovido, desde el comienzo de la crisis por el COVID-19 en Chile, una serie de medidas para evitar la propagación del coronavirus en los oficios, siguiendo las indicaciones de la Organización Mundial de la Salud (OMS) y las autoridades locales.

Estas medidas incluyen promover el uso de trámites en línea, la reserva de hora a través de plataformas electrónicas para reducir el tiempo en que los usuarios deben ir presencialmente a las oficinas, así como la disposición de medidas sanitarias como limitar el número de personas que entran simultáneamente a los locales, y el uso obligatorio de mascarillas.

En esta labor han sido fundamentales los funcionarios y ministros de fe del país, que se han constituido en la primera línea de defensa de la seguridad jurídica de las personas y del Estado. Así lo han reconocido diferentes Cortes de Apelaciones, al autorizar su funcionamiento de los oficios sin restricción de turnos, evitando así las aglomeraciones de usuarios afuera de los servicios.

La pandemia, sin embargo, exige esfuerzos mayores para enfrentar los efectos de este virus, que en Chile ha derivado en la declaración de estado de catástrofe y la imposición de un toque de queda nocturno. No obstante, las medidas, los contagios confirmados en Chile superan los 25 mil y los muertos ya alcanzan los 294 casos

En este marco, la Asociación de Notarios y Conservadores ha implementado la campaña “Notaría en Terreno”, que consta de dos iniciativas para enfrentar la crisis sanitaria en Chile.

Atención preferente a adultos mayores 

Con el propósito de proteger a adultos mayores y grupos de riesgo, se han reforzado las salidas a terreno por parte de los ministros de Fe, para tomar firmas a estas personas fuera del oficio, adoptando los resguardos sanitarios correspondientes.

Atención a través de videollamadas.

Con motivo de la propagación del COVID19 en nuestro país, en particular en la Región Metropolitana, la autoridad ha extremado las medidas de aislamiento en resguardo de la salud de las personas.

En este contexto, es que hemos convocado a nuestros asociados a atender en forma preferente a adultos mayores y personas con enfermedades basales, a través de la modalidad de “autorización de firmas” estampada en documentos privados, en los cuales los usuarios no necesiten concurrir al oficio, en los casos que se señalan más adelante.

Para este efecto, mientras perdure la crisis sanitaria, se propone recurrir a medios tecnológicos como videollamadas o videoconferencias, en las que el notario pueda ver y hablar con el usuario y, de esta forma, como ministro de Fe, dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 425 del Código Orgánico de Tribunales.

En particular, se propone implementar, de manera excepcional y mientras dure la situación de emergencia, la videollamada o videoconferencia para autorizar las firmas en los 20 trámites de hechos propios, que a continuación especificamos.

Listado de trámites privados que se realizará por videoconferencia:

  1. Declaración de situación laboral
  2. Declaración de Ingresos
  3. Declaración de permanencia laboral.
  4. Declaración de cesantía.
  5. Cartas poder para el cobro de pensiones
  6. Certificado del empleador sobre trabajadores extranjeros.
  7. Certificado de fotografías de vehículos chocados.
  8. Certificación de copias de documentos.
  9. Declaración de cargas familiares.
  10. Salvoconducto.
  11. Declaración de pago al día de gastos comunes.
  12. Declaración de sostenedor de familiares.
  13. Declaración de convivencia.
  14. Declaración de hijos estudiantes.
  15. Declaración de estado civil.
  16. Declaración de residencia.
  17. Declaración de no donante.
  18. Declaración jurada de parentesco.
  19. Autorización para incineración.
  20. Declaración de Sobrevivencia.

Protocolo:

Consiste en autorizar la firma de quien realiza trámites de hechos propios, usando medios tecnológicos que permitan identificar su identidad y que está actuando en forma libre y voluntaria. A continuación, se enumeran los pasos que se deben realizar para cumplir con este procedimiento.

1.- El usuario se contacta con el medio que tenga a su disposición, mediante correo electrónico o mensajería instantánea, para efectuar la consulta por el trámite que requiere realizar.

2.- La notaría le informa qué antecedentes se necesitan para realizar el trámite específico, incluyendo una fotografía de su cédula de identidad.

3.- El interesado envía por el mismo medio electrónico los antecedentes requeridos por la notaría para efectuar el trámite en concreto.

4- Con todos los antecedes se prepara el documento en la notaría y un funcionario de esta concurre al domicilio del usuario a tomar la firma, adoptando las medidas sanitarias de resguardo que se requieren.

5.- El funcionario se conecta por videoconferencia con el notario. En la videoconferencia, el notario se cerciora de la identidad y voluntad del usuario, quien está en pantalla, debe exhibir su cédula de identidad, firmar el documento y estampar su huella digital.

6- El funcionario regresa con el documento firmado a la notaria.

7- El notario autoriza el documento y le envía al interesado una copia con Firma Electrónica Avanzada, a través de la vía electrónica que disponga el usuario, (correo electrónico u otra forma de mensajería).

8- Los derechos notariales se pueden pagar mediante transferencia bancaria o en efectivo con el mismo funcionario.

 Notarias y notarios que realizan videoconferencias

Tramites en Linea