¿Cuáles son los trámites gratuitos que realizan notarios y conservadores?

En Notarías y Conservadores de todo Chile, se realizan aproximadamente 70.000 atenciones diarias en promedio, lo que significa 1.500.000 atenciones mensuales y 18.480.000 anuales, aproximadamente. De estas, una 3.000.000 de ellas son enteramente gratuitas porque son consejerías que no derivan necesariamente en un trámite notarial o registral.

 

Estas atenciones sin costos benefician especialmente a personas de menores recursos, que cuando tienen necesidad de asistencia judicial son atendidos por la Corporación de Asistencia Judicial. La CAJ no cuenta con recursos para contratar servicios como los que notarios y conservadores realizan gratis.

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Menores de edad en Riesgo: Un Caso de la Vida Real

Hoy se tramita un proyecto de Ley que aborda, entre otros temas, la relevancia que tiene la presencialidad de trámites notariales tan importantes como son aquellas que atañen a los actos de familia. Quisiera abordar el tema, dando a conocer una situación que me correspondió enfrentar hace unos días como Ministro de Fe en la comuna de La Florida.

 

Un sujeto se presentó como el padre de dos menores de edad, una de tres y otra de un año. Su intención era solicitar la autorización notarial que le permitiera viajar con las niñas fuera del país con destino a Buenos Aires. Sobre mi escritorio tuve a la vista la supuesta Cédula de Identidad, C.I., del individuo que veía en el mesón, con una actitud siempre tensa e intranquila. La firma de su C.I. era parecida a la del documento que acababa de pedir, sin embargo, no era idéntica y esa fue la primera señal de algo anómalo.

 

La constatación de la falsa identidad del sujeto quedó corroborada, cuando verifiqué mediante un dispositivo especial que ambas huellas digitales, la del C.I. y la de la solicitud de autorización no eran las mismas. Es decir, el hombre que se encontraba en la notaría no era el padre de las dos niñas. Increpé al sujeto, pero éste huyo en cuestión de segundos. Su rostro, eso sí, quedó
grabado en las cámaras de seguridad destinadas a registrar todo cuanto acontece en el oficio.

 

Dada la gravedad de este episodio, puse los antecedentes en conocimiento de la PDI, organismo a cargo de supervisar la salida de menores en los terminales aéreos y pasos fronterizos. Además, interpuse una denuncia ante Carabineros. No obstante, la gravedad del caso se vió acrecentada por otro hecho: el verdadero progenitor se encuentra, en la actualidad, prófugo de la justicia y, quien estuvo en la notaría, resultó ser un cómplice suyo en el frustrado intento por sacar a menores de edad del país, de manera ilegal.

 

Gracias a la intervención oportuna, que fue posible realizar porque se detectó un hecho irregular in situ, ambas niñas no corren el riesgo que un padre inescrupuloso las aleje de su país vulnerando todos sus derechos. Quizás, casos como éste puedan considerarse, también, en la discusión parlamentaria sobre la importancia que tiene la presencialidad en los actos notariales.

 

Jaime Bernales
Notario de La Florida

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5.- INSTRUMENTO PÚBLICO y ESCRITURA PÚBLICA.

El instrumento público o auténtico es el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario. Funcionario competente, se entiende aquel que actúa autorizado expresamente por la ley para este efecto, dentro del marco de sus atribuciones y dentro de territorio asignado. Por ejemplo un Oficial del Registro Civil de Rancagua es incompetente para intervenir en la celebración de un matrimonio en Talca.

La escritura pública es el instrumento público o auténtico otorgado ante escribano ( notario), e incorporado en un protocolo o registro público, con un número correlativo y queda fechado al momento de la firma del primero de los otorgantes, debiendo los demás hacerlo dentro del plazo de 60 días a contar de ese momento.

La escritura pública, como instrumento público, hace plena fe en cuanto al hecho de haberse otorgado y a su fecha, pero no en cuanto a la verdad de las declaraciones que en él hayan hecho los interesados. En esta parte no hace plena fe sino contra los declarantes.

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4.- RESPONSABILIDAD CONSERVADORES.

Se define a los conservadores como ministros de fe encargados de los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio, de minas, de accionistas de sociedades propiamente mineras, de asociaciones de canalistas, y demás que les encomienden las leyes.

Habrá un conservador en cada comuna o agrupación de comunas que constituya el territorio jurisdiccional de Juzgado de letras. En la comuna de Santiago habrá un registro conservatorio para el servicio del territorio jurisdiccional de la Corte de Apelaciones de Santiago, el que constituirá un solo oficio.

La documentación que se solicita a los conservadores, con mayor frecuencia, es la
siguiente:

a) La copia de la inscripción de dominio, con vigencia y anotaciones marginales.

b) Certificados de Gravámenes, Prohibiciones y Litigio pendientes, todos de 30 años.

c) Certificado del monto de capital declarado por una sociedad.

d)Certificado de vigencia de una sociedad.

e) Certificado de fecha.

Para alzar un gravamen y/o una prohibición se puede hacer por medio de una escritura pública, firmada ante notario, en la cual comparezcan las partes constituyentes.

Objetivo de la inscripción del título en el Conservador de Bienes Raíces: Por medio de ella se adquiere el dominio de la propiedad. Para tales efectos, se debe acompañar lo siguiente:

a) Copia autorizada por el Notario de la escritura de compraventa.

b) Acreditar que el pago del impuesto territorial – contribuciones de bienes raíces -, se encuentra al día.

c) Presentar el formulario 2890, del S.I.I., llenado por el notario. Cuando compra un bien raíz, se debe pedir, por lo menos,:

a) Copia de la inscripción de dominio, con vigencia, y anotaciones marginales, para saber a nombre de quien figura el inmueble.

b)Certificado de gravámenes, prohibiciones y litigio pendiente de 30 años, a objeto de saber que el inmueble está libre de todo embargo, juicio, hipoteca, prohibiciones, medidas precautorias, y limitaciones al dominio que le puedan afectar.

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3.-RESPONSABILIDAD NOTARIOS.

Hay quienes definen a los notarios como ministros de fe pública, integrantes del Poder Judicial, profesionales del derecho, y encargados de extender instrumentos públicos y privados, dando forma legal a la voluntad de las partes, autorizarlos y guardarlos en los casos que la ley lo señale, de dar copias de ellos a las partes o a los interesados, según correspondiere, evacuar las consultas que les formularen los usuarios y de practicar las demás diligencias que la ley les encomiende.

Ningún notario puede ejercer sus funciones fuera de su respectivo territorio, que corresponde a la comuna o agrupación de comunas que constituya el territorio del juez de letras para el cual fue designado.

En las notarías se pueden efectuar, entre otros, los siguientes trámites:

a) Declaraciones juradas de estado civil.
b) Compraventas de bienes inmuebles y muebles.
c) Constituir garantías hipotecarios para caucionar obligaciones principales.
d) compraventa de vehículos motorizadas y constitución de garantía prendaria para caucionar el pago del precio.
e) Contratos de promesa de compraventa.
f) Contrato de mandato general y especial.

Los notarios deben extender los documentos requeridos por las partes, de acuerdo a la voluntad que éstas le hayan manifestado por escrito o verbalmente.

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2.- LA HIPOTECA.

La persona que necesita disponer de dinero en efectivo para un negocio, pero sí dispone de bienes materiales, como un predio, que son aquellos que no pueden trasladarse un lugar a otro, como una vivienda, debe concurrir a un banco, quien le requiere, por lo general, la constitución de una garantía hipotecaria para el otorgamiento de un préstamo o mutuo de dinero.

La hipoteca se constituye por escritura pública ante un notario público, título que debe ser inscrito en el Conservador de Bienes Raíces en donde está anotada la propiedad que se hipoteca, y de esa manera el bien raíz queda garantizando el préstamo de dinero que el banco ha otorgado.

La hipoteca ha sido definida, por lo general, como un derecho que grava a un inmueble, que no deja de permanecer en poder del constituyente, para asegurar el cumplimiento de una obligación principal, otorgando al acreedor el derecho de perseguir la finca en manos de quienquiera que la posea y de pagarse preferentemente con el producto del remate.

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1.- CERTIFICADO DE SOLTERÍA.

Cuando un varón SOLTERO desea vender un bien raíz de su dominio, debe acreditar su estado civil. Para esos efectos, debe concurrir ante un notario público, con dos testigos, mayores de edad, con sus respectivas cédulas de identidad al día, que no sean familiares, quienes deberán declarar bajo juramento que lo conocen desde hace determinado tiempo, y el motivo de ello, y que les consta por dichas circunstancias, que permanece en el estado civil de soltero a la fecha de la declaración.

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Rol de las notarías en la donación de órganos

En el contexto de exiguas cifras de donantes de órganos, se ratifica la condición de donante de todo mayor de 18 años y la obligación de manifestar la oposición a dicha condición ante notario.

Las cifras de donaciones de órganos en Chile son escasas y, en vez de ir en aumento han seguido disminuyendo. Es por ello que la ley Nº 19.451, que las regula, ha sufrido sucesivas modificaciones, siendo la última la ley Nº 21.145, de 12-03-2019, con miras a incentivar la donación universal de órganos.

En este contexto, toda persona mayor de dieciocho años será considerada, por el solo ministerio de la ley, donante de sus órganos una vez fallecida. Por ello, quienes no desean serlo deben manifestar su negativa ante notario. Luego, el notario deberá remitir esa información al Registro Civil de Identificación para que sea incorporado al Registro Nacional de No Donantes. (art., 2 bis, inciso 2º, del texto refundido).

En el evento de no existir parientes directos del difunto que puedan acreditar su condición de no donante, al momento del deceso, se tendrá como voluntad presunta, la de ser donante.
Cuando el difunto no estuviere inscrito en el Registro Nacional de No Donantes se presumirá su voluntad de ser donante. En tal caso, los familiares serán informados acerca del procedimiento a seguir.(art., 2 bis, inciso 7º, del texto refundido).

En esta normativa, desde el 7-06- 2013, un fallecido no será considerado donante, si antes del
momento en que se decida la extracción del órgano, se presenta una documentación fidedigna,
otorgada ante notario público, en la que conste que en vida manifestó su voluntad de no ser
donante.

En caso de fallecimiento de menores de dieciocho años, sólo sus padres o su representante legal podrán autorizar, de manera expresa, la donación de sus órganos (art. 10, ley 19.451, texto refundido).

La modificación introducida este año por la ley 21.145, faculta a quienes figuren en el registro de no donantes, para revocar en vida su inscripción en cualquier momento, expresando dicha
voluntad ante el Servicio de Registro Civil e Identificación. (art., 15 ley 19.451, texto refundido).

Dentro del año siguiente a la entrada en vigencia de la ley 21.145, es decir, a contar del 12-marzo-
2019, las personas que manifestaron su voluntad de NO ser DONANTES, de acuerdo a la ley Nº 20.413, deberán RATIFICAR dicha manifestación mediante declaración prestada ante el Servicio de Registro Civil, un notario público o el funcionario respectivo al momento de solicitar la renovación de la cédula de identidad o licencia de conducir. De mantener el declarante su decisión de No Donante, se incorporará al margen de la inscripción en el registro Nacional de No Donantes. Además, el Ministerio de Salud informará, mediante carta certificada o cualquier otro medio de comunicación, a cada una de las personas que estén obligadas a ratificar su condición de no donante, que deberán hacerlo dentro del plazo de un año ya referido. Si transcurre el plazo de 1 año, sin haberse manifestado la voluntad, se entenderá que son donantes universales de órganos. (art. 1º transitorio Ley 21.145 de 12-marzo-2.019, que modificó la ley 19.451, sobre Trasplante y Donación de Órganos).

Vencido el plazo señalado en el párrafo anterior, el Servicio de Registro Civil e Identificación
tendrá 180 días corridos, para actualizar y consolidar los datos del Registro Nacional de No
Donantes. (art 2º transitorio Ley 21.145, de 12-marzo-2019).

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La Gratuidad y la Actividad Notarial

Existe un conjunto de gestiones y procedimientos establecidos en la ley, que se efectúan
en las notarías o en los conservadores de bienes raíces, que facilitan el desarrrollo de
actividaes propias del Estado y otras que favorecen a personas naturales y que no tienen
costo para quien lo solicita.

Entre los primeros, cabe señalar el aporte que esta actividad realiza a las elecciones
populares. En efecto, el funcionamiento operativo de las Juntas Electorales se basa,
principalmente, en la actividad que realizan los notarios y conservadores, sea como
Secretarios de la Juntas Electorales, sea como Secretarios de los Colegios Escrutadores. Es
en los oficios de estos funcionarios que se resulven las temáticas de los vocales de mesa o
se custodia, en su oportunidad, los materiales que se utilizan en todos los procesos
eleccionarios que se relizan en el país. Esta labor de apoyo a la actividad del Servel, facilita
que esta insticucion logre cobertura a nivel nacional, no es remunerada y exige la
participacion activa de los funcionarios referidos en diversos aspectos del proceso.
Lo anterior constituye un trabajo gratuito en favor del Estado y de la comunidad,
Por otra parte, los trámites a los que pueden acceder gratuitamente las personas
naturales son, entre otros:

En el ámbito notarial, los poderes o cartas-poderes para el cobro de pensiones son
autorizados por los notarios en forma gratuita, siempre que dicho documento contenga
una declaración del otorgante, en el sentido que el mandatario no recibirá retribución
pecuniaria alguna, por su servicio en el cobro de la pensión. Este documento es de
otorgamiento constante y favorece a un grupo especialmente vulnerable, como lo es la
tercera edad.

En el ámbito de los Conservadores, las inscripciones a que de lugar una posesión efectiva
cuya masa de bienes no exceda las 15 unidades tributarias anuales, hoy, $8.510.000.-, no
pagan derechos arancelarios. Además, si la masa de bienes se encuentra entre dichas 15
UTA y las 45 UTA, ($8.510.000 y $25.542.000) estarán liberadas del 50% del pago de
dichos derechos. (Art., 30 bis, Ley 16.271, incorporado por el art. único de la ley 20.094,
de 18-01-2006).

También en materia registral, cabe señalar que la Ley sobre copropiedad inmobiliaria para
facilitar la organización y administración de los condominios de viviendas sociales, se
refirió, entre otras cosas, a dos aspectos: a) Para los efectos de la citación a una
asamblea, el juez podrá solicitar al Conservador de Bienes Raíces competente, que
complemente la nónima de propietarios, respecto de aquellas unidades cuyos dueños no
estuvieren identificados, de acuerdo con las inscripciones de dominio vigente. (art., 33,
letra d); y, b) Las actuaciones que deban efectuar los condominio de viviendas sociales en
cumplimiento de la ley 19.537, estarán exentos del pago de los derechos arancelarios que
correspondan a los notarios, conservadores de bienes raíces y archiveros. (art., 46 bis).
Finalmente, la Ley 16.282, estableció disposiciones permanentes para casos de sismos o
catástrofes, cuyo texto refundido de su Título I, fue fijado por el Decreto 104, Ministerio
del Interior, de 1977, dispone que las escrituras e inscripciones que se requieran por el
art., 43 de la Ley, para regularizar los loteos o subdivisiones de predios afectados por un
sismo o desastre, petenecientes a cooperativas o comunidades legalmente constituidas,
en las cuales existan de hecho poblaciones de tipo popular, serán gratuitas para los
interesados.

Finalmente, estos funcionarios siempre actuarán gratuitamente si el interesado presenta
Privilegio de Pobreza, otorgado por la Corporación de Asistencia Judicial.
Cabe señalar que un importante número de notarías autoriza de forma gratuita la
declaración de ser donante de órganos, campaña ha la que se han sumado
voluntariamente.

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Moderno sistema online implementado por CBR y Notarías reduce plazos de trámites hipotecarios

El nuevo “Sistema de Inscripción Electrónica Integrada” permite optimizar tiempo,
aumentar la seguridad de los documentos y mejorar la interconexión entre
conservadores y notarías. El Banco de Chile, BCI, Banco Estado y Banco Santander ya
utilizan exitosamente este nuevo formato de tramitación de escrituras e inscripción de
propiedades e hipotecas.

Un gran paso tecnológico y de ahorro de tiempo en trámites es el que están dando notarías
y conservadores de bienes raíces del país. Esto gracias al nuevo “Sistema de Inscripción
Electrónica Integrada” que disminuye, en promedio, en 12 días hábiles el proceso de
inscripción de bienes raíces, asegurando una mayor transparencia ya que se puede saber en
tiempo real el estado de tramitación de cada escritura. Además, permite que la información
esté en línea para revisar el estado de avance de los trámites durante la parte final de la
compra de una vivienda. A la fecha van casi 23.000 operaciones realizadas. Si tomamos
como valor promedio de cada hipoteca 3.500 UF, se han transado hipotecas por 80.500.000
de UF.

Otra ventaja de este nuevo sistema, implementado en conjunto por conservadores de bienes
raíces, notarías y un número creciente de bancos -y desarrollado por los asesores técnicos
de ambas instituciones- es que optimiza la interconexión entre notarías, instituciones
financieras y conservadores. Esto se debe a que toda la documentación circula
electrónicamente entre los abogados redactores, el banco, la notaría y el conservador
respectivo, con lo cual se hace mucho más eficiente el sistema. En concreto, baja el tiempo
de traslados de documentos y mejora la seguridad de éstos, ya que se ingresan al sistema
de manera electrónica.

“En la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales hemos impulsado,
desde hace más de una década, la modernización tecnológica del sistema auxiliar de
justicia. Hoy, disponemos de este nuevo sistema de interconexión, motivados por entregar
un servicio más eficiente a la comunidad en la inscripción de una propiedad, ya que la
implementación de esta plataforma electrónica garantiza que el procedimiento sea más
rápido y transparente para los ciudadanos que realizan este significativo trámite “, afirma
el presidente del gremio, Alfredo Martin.

Por su parte Cristián Espinoza, gerente de Banca Hipotecaria del Banco de Chile, afirma
que “en el Banco de Chile estamos siempre trabajando para mejorar la calidad de servicio
que entregamos a nuestros clientes y este sistema, que acorta los plazos de los trámites
hipotecarios, es un gran paso en innovación. Permite que la propiedad se inscriba antes, y
por lo tanto sea entregada antes a su nuevo dueño. La evaluación de este sistema ha sido
muy positiva ya que agilizamos el proceso hipotecario y los clientes han notado la
diferencia”. Espinoza explica que “agregamos el valor de la seguridad, pues no hay
documentos que circulen físicamente. En la medida que el resto de los bancos se sumen a
esta iniciativa, los mayores beneficiados serán los clientes”.

El Conservador de Bienes Raíces de Rancagua, Mauricio Astudillo cuenta que este servicio
está operativo desde el año 2011. “Un número creciente de bancos se ha interesado en este
sistema que hace más efeciente al otorgamiento de los mutuos hipotecarios, con claros
beneficios para la gente” afirma Astudillo.

A través de esta plataforma, cuenta el Conservador de Bienes Raíces de Rancagua, están
conectados en línea todos los que participan del proceso y a la cual se va “subiendo” en
formato electrónico los documentos correspondientes, tanto las copias de las escrituras
públicas, como las copias y certificaciones de las inscripciones que practicamos los
conservadores. De esta forma, en el mismo momento que un documento es firmado
electrónicamente, queda a disposición del usuario que lo puede descargar desde esta misma
plataforma. “Esto se ha convertido en una verdadera carretera electrónica de optimización
para las operaciones hipotecarias, pero que bien puede utilizarse y abrirse a los demás
actores del mercado inmobiliario”, puntualiza Astudillo.

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